Seleção e manutenção de parceiros comerciais para empresas certificadas ou interessadas na certificação do Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA)

Como alguns devem ter acompanhado, a Receita Federal do Brasil, em janeiro de 2018, publicou uma atualização da legislação que determina as diretrizes do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado – OEA (a Instrução Normativa RFB nº 1.785), trazendo aos olhos desta instituição uma simplificação dos processos e deixando o mesmo mais objetivo no que tange seus critérios e necessidades. Dentro deste cenário, um dos pontos adequados foi o modo de Seleção e Avaliação de Parceiros Comerciais, ou seja, das empresas que prestam serviços principalmente no fluxo logístico, dos integrantes ou possíveis interessados neste processo de certificação.

Ao falar desse processo de Gestão dos Parceiros Comerciais, é importante que, antes de mais nada, a empresa tenha determinado um procedimento de como proceder com o processo de seleção e acompanhamento desses parceiros. Nele é importante que a empresa determine a prioridade de contratação de parceiros comerciais certificados como OEA, caso contrário, ficará por conta do contratante a responsabilidade de demonstrar que seus parceiros atendem aos níveis de segurança, conformidade e confiabilidade exigidos pelo Programa OEA, de acordo com sua função na cadeia logística, sempre necessitando evidenciar tais processos.

Com o acima exposto, é importante que as empresas passem a compreender o processo e a importância do mesmo, principalmente para os parceiros não certificados OEA, que demandam a aplicação de medidas e a implementação de um Acordo Técnico de Compliance e Segurança, que este seja devidamente entendido, firmado entre as partes e implementado.

Para esse processo, e antes da implementação desse Acordo Técnico de Compliance e Segurança, é necessário que a empresa requerente do processo de certificação OEA, dentro de seu modelo instituído de Gestão de Riscos, identifique seus parceiros comerciais (podendo ser definidos clientes, fornecedores ou terceiros ligados ao fluxo da cadeia logística) que não possuem uma certificação OEA ou outras similares em supply chain security, garantidas por entidades públicas ou privadas, tais como: BASC, ISO 28000, ISPS Code, TAPA, considerando-os como críticos. Desta maneira, o documento de Acordo Técnico de Compliance e Segurança se tornará um compromisso documentado entre essas empresas para adotarem processos, procedimentos e controles que asseguram a integridade da cadeia logística e o cumprimento da legislação aduaneira.

Em continuidade a esse processo, é importante que a empresa certificada ou interessada na certificação OEA, tenha pleno conhecimento dos requisitos estabelecidos pelo Programa OEA, de acordo com sua atividade comercial, e antes da implementação do mesmo em seus parceiros, é fundamental que a empresa efetue uma visita de verificação nesses parceiros comerciais não OEA, para que se identifiquem os riscos que podem afetar seu processo. Com base na visita e nas verificações realizadas, é importante que se desenvolva uma correlação com a matriz de riscos, identificando os processos, procedimentos e controles existentes e os propostos.

Após as identificações acima realizadas, determine o Acordo Técnico de Compliance e Segurança descrevendo os pontos verificados. Seguindo, o Acordo Técnico de Compliance e Segurança deverá ser emitido em papel timbrado para que os representantes legais de ambas as partes assinem.

É importante aqui afirmar que a aceitação do Acordo Técnico de Compliance e Segurança não é suficiente para o processo, visto que é requisito do Programa Brasileiro de OEA o monitoramento periódico desses parceiros comerciais, ou seja, a efetiva verificação dos procedimentos de segurança implementados por estes, atividade está realizada com base em um processo documentado de gestão de riscos. Isto significa que, os requisitos determinados neste documento devem ser verificados com frequência, e ainda, de acordo com o apresentado pela Norma ABNT NBR ISO 31000:2009 – Princípios e diretrizes para a implementação da gestão de riscos, é recomendado que tal verificação seja realizada, no mínimo, uma vez por ano ou quando houver a identificação de uma nova ameaça ou vulnerabilidade no processo. Esta atividade deverá ser evidenciada, tendo o registro do relatório de verificação de cada um dos critérios de segurança relacionados no acordo determinado entre as partes.

Também em complemento ao indicado no parágrafo anterior, recomenda-se atualizar e/ou renovar, uma vez por ano, o documento de Acordo Técnico de Compliance e Segurança e seus respectivos critérios.

Importante também registrar que, caso seu parceiro comercial efetue a subcontratação de outros, para o atendimento aos requisitos estabelecidos em contrato, como por exemplo, um agente de carga internacional efetuar a contratação de um transportador rodoviário, ou ainda, um transportador rodoviário efetuar a contratação de terceiros e agregados, será necessário que estes apliquem e tomem as medidas equivalentes às acima descritas, para a garantia de um processo seguro em todo fluxo da cadeia logística.

Por fim, cabe aqui registrar que essas medidas não visam a exclusão de empresas ou uma segregação de mercado, mas sim visam pura e unicamente a garantia de um processo seguro em todo fluxo da cadeia logística. O Acordo Técnico de Compliance e Segurança na seleção e no processo de manutenção determinará critérios de atendimento, de modo com que seus parceiros se envolvam com as diretrizes estabelecidas por seus clientes, e por consequência mitiguem o risco de envolvimento em atividades ilícitas, ou outros pertinentes das cadeias logísticas nos fluxos internacionais.

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